La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è utilizzata nei rapporti con qualsiasi Pubblica Amministrazione (Comune, USL, INPS,ecc) e qualsiasi ente che gestisce un pubblico servizio.
Può essere utilizzata anche nei rapporti tra i privati che vi consentono.
Per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi non è prevista l'autenticazione : è sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto o se inviate per posta, fax o terza persona, allegare la fotocopia del documento di identità del sottoscrittore.
L' AUTENTICAZIONE della sottoscrizione è prevista solo per le dichiarazioni sostitutive rivolte ai privati e per quelle da produrre alla pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici.
In questo caso il cittadino che intende avvalersi dell'Ufficio Anagrafe per effettuare la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà deve presentarsi personalmente allo sportello, munito di un valido documento di riconoscimento, e munito di una marca da bollo da Euro 16,00.
La firma che il dichiarante deve porre in calce alla dichiarazione va eseguita di fronte al Funzionario incaricato per l’autentica.
L'autenticazione può essere effettuata, oltre che dal funzionario competente a ricevere la documentazione, da un notaio, cancelliere, segretario comunale o da altro funzionario incaricato dal Sindaco, indipendentemente dal Comune di residenza del dichiarante.
D.P.R. n. 445/2000.